¿Existen reglas para dar feedback correctamente?

Para responder a esta pregunta, vamos a pensar en cómo sabemos cuando estamos haciendo bien nuestro trabajo, la respuesta suele ser: “cuando no nos dicen nada”, ya que sólo se nos llama la atención cuando no respondemos a las expectativas que de nosotros se tiene o incurrimos en un error.

Esto es muy significativo, ya que por regla general, carecemos de  información acerca de qué estamos haciendo bien, cuándo lo estamos haciendo y cómo podríamos  mejorarlo, en definitiva, muchas veces carecemos de esto que llamamos feedback.

Imaginemos que nos encontramos en la situación de ser responsables de dar feedback a una persona que ha pasado por un Development Center. Disponemos para ello del informe correspondiente en el que están recogidos los resultados de las pruebas situacionales por las que ha pasado y el reto es:

• Informar a esta persona acerca del desempeño que ha tenido en las tareas realizadas y con qué grado de acierto con respecto a lo que la organización espera que haga.
  
  
• De forma que le permita mantener e incrementar sus puntos fuertes y apoyándose en los mismos, establecer áreas de mejoranen donde lo necesite.
  
  
• Y todo ello, consiguiendo su aprobación y compromiso en la mejora.

La información que proporcionemos será una consecuencia y un resultado más o menos óptimo de las pruebas realizadas y ya sabemos cuánto influyen los resultados en el aprendizaje, por ello será bueno enfatizar la información positiva que estimula el cambio y el aprendizaje, ayudando a consolidar los comportamientos que están siendo efectivos para lograr determinados objetivos y corregir aquellos otros que no lo son.

Todo feedback debe seguir una secuencia: Primero  dar información positiva acerca  de lo correcto y segundo sugerir alternativas de cómo mejorar las ejecuciones, preguntando el parecer al interlocutor y llegando a acuerdos para el cambio.

No es un capricho empezar por lo positivo, es una necesidad. Necesitamos que nuestro interlocutor se abra a la comunicación, tenga una actitud positiva al diálogo y se implique en la búsqueda de soluciones.

Otro aspecto fundamental es ser descriptivo, evitando valoraciones, interpretaciones o cualquier tipo de juicio.

Ser además positivo, mostrando confianza en que la persona puede conseguir hacerlo mejor.

Dar información útil, es decir referirnos a comportamientos que puedan ser modificados.

No conviene centrarse en la excepción o en un único comportamiento desafortunado, si deseamos comentarlo es mejor trátarlo como lo que es, algo excepcional.

Comprobando que nos entienden, argumentando con ejemplos extraídos directamente de la observación hasta asegurarnos de que hablamos de lo mismo.

Y sobre todo, escuchando los motivos o razonamientos del por qué de una determinada actuación. Si entendemos el porqué de un comportamiento inadecuado será más fácil encontrar el modo de buscar alternativas mejores.

En definitiva, la regla es sencilla, “da feedback del mismo modo en que te gusta recibirlo”.